Zyra per komunikim dhe informim
Përshkrimi i Detyrave të Zyrës Komunale për Komunikim dhe Informim Zyra Komunale për Komunikim dhe Informim (ZKKI) - obligimet dhe përgjegjësitë
Një
segment shumë i rëndësishëm, për funksionimin normal dhe të efektshëm të
institucioneve demokratike legjitime, të dala nga vota e lirë e popullit,
padyshim janë Zyrat Komunale për Komunikim dhe Informim, të cilat fatkeqësisht,
deri sot nuk janë konsoliduar dhe funksionalizuar sa dhe si duhet, as në
aspektin e pajisjes së tyre me mjete konkrete komplete dhe as në aspektin e
kompletimit të tyre me kuadër të nevojshëm profesional.
Me këtë përshkrim
të rolit dhe përgjegjësive të ZKKI-ve dhe zyrtarëve që punojnë në to, Kolegjiumi
i Zyrtarëve për Informim të komunave të Kosovës, ka për qëllim që të unifikojë
në tërë vendin rolin dhe vendin e Zyrtarëve Komunal për Komunikim dhe Informim
dhe përgjegjësitë e obligimet e zyrtarëve për informim. ZKKI-ja është një zyrë
që formohet në të gjitha administratat e Kuvendit të Komunës, që për punën e saj
i përgjigjet drejtpërsëdrejti kryetarit të Kuvendit të Komunës.
Formimi i
ZKKI-ve bazohet në nevojën e domosdoshme dhe është detyrë parësore e saj që
qytetarët e komunës të informohen rregullisht dhe në mënyrë efikase për punën e
të gjitha organeve të pushtetit lokal si dhe të ndihmojë transparencën e
këtyre organeve gjatë punës së tyre, por edhe që qytetarëve tu ofrojë edhe
informata tjera për punën e institucioneve tjera që i menaxhon pushteti lokal,
për ngjarjet dhe zhvillimet tjera që ndodhin në komunë apo që kanë të bëjnë me
komunën.
ZKKI-ja do të ketë në të ardhmen edhe përgjegjësi të tjera siç
janë: kontakti dhe komunikimi me publikun, përkatësisht qytetarët, pranimi i
informacioneve të ndryshme nga ata dhe shpërndarja e tyre tek udhëheqësit apo
zyrtarët komunal, apo botimi i tyre në publikimet e ndryshme (fletëpalosjet,
broshura, buletinet, gazetat, revistat, Ueb-faqen e komunës), mjeteve të
informimit publik etj.
Pjesë e obligimeve të ZKKI-së është edhe mbajtja e
kontakteve të rregullta me përfaqësuesit e mjeteve të informimit publik,
njoftimi i tyre për të gjitha takimet, ngjarjet, zhvillimet dhe manifestimet që
mbahen në komunë, organizimi i konferencave të ndryshme për raste të ndryshme,
në të cilat udhëheqja më e lartë e komunës, ajo e administratës komunale, apo
vetë zyrtarët për informim kanë për të folur për të arritura apo probleme të
caktuara në komunë, ose kanë për të përçuar mesazhe me rëndësi për ngjarje ose
procese të ndryshme në komunë, tek qytetarët. Po ashtu, ZKKI ka për obligim që
të mbajë kontakte të përhershme dhe të rregullta edhe me përfaqësuesit e
shoqërisë civile dhe komuniteteve të ndryshme (komuniteti i biznesit, i
sportistëve etj).
Zyra Komunale për Komunikim dhe Informim (ZKKI), do të
ketë përgjegjësi të shtuara në realizimin e Planit Komunal të Transparencës,
andaj ajo është e obligueshme që t’i njoftojë mediat së paku dy javë më parë
(dhe një ditë para mbajtjes) për të gjitha takimet publike me qytetarë, ndërkohë
që njoftimet për takimet e Kuvendit të Komunës dhe të trupave e organeve tjera,
do të bëjë në ditën kur distribuohet materiali për këto mbledhje. Po kështu
ZKKI-ja është e obliguar që me kohë t’i njoftojë mediat për ditën dhe kohën e
hapjes së ofertave të tenderëve, në mënyrë që të inkurajohen raportimet në
media.
Për të krijuar kushte për të pasur transparencë sa më të madhe,
ZKKI-ja duhet të sigurojë të gjitha materialet dhe dokumentacionin e nevojshëm
për përfaqësuesit e mediave, për të gjitha takimet që i organizon dhe mbanë
Kuvendi i Komunës, që të bëjë njoftimet e nevojshme në vendet e parapara në
hapësirat e nevojshme dhe që këto t’i publikojë në UEB-faqen e komunës, me
qëllim që të inkurajohet pjesëmarrja e qytetarëve dhe e mediave në
to.
Përgjegjësi e ZKKI-së është edhe menaxhimi i UEB-faqes së komunës, që
nënkupton azhurimin e përditshëm dhe efikas të saj, duke i edituar në të gjitha
informatat e rëndësishme që ndodhin në komunë dhe në qytet.
Për të qenë
ZKKI-ja efikase dhe e suksesshme, ajo duhet të jetë ngushtë e lidhur dhe
bashkëpunuese me të gjitha shërbimet e administratës komunale dhe me shërbimet e
institucioneve tjera të pushtetit lokal, çka nënkupton edhe këto shërbime duhet
të jenë bashkëpunuese dhe kanë obligime ndaj ZKKI-së.
Obligimet e
shërbimeve dhe përgjegjësve të tyre janë që ZKKI-së t’i ofrojnë informata dhe
materiale të ndryshme nga puna e tyre (informata ditore, javore mujore, raporte
periodike etj), që janë për publikim dhe në interes të qytetarëve, sepse kjo
është e vetmja zyrë përgjegjëse për komunikim me publikun dhe me media, si dhe
ta njoftojnë paraprakisht për të gjitha takimet, mbledhjet apo tubimet e
ndryshme që organizohen, me qëllim që përmes tyre të njoftojnë apo të bëjnë
transparente punën e tyre.
Udhëheqja komunale ka për obligim që të
krijojë kushte të domosdoshme për punë normale të ZKKI-së dhe zyrtarëve të saj,
ashtu që të sigurojë kompjuterët e nevojshëm, teknologjinë tjetër pa të cilën
nuk mund të punohet (telefon, lidhje interneti, fotokopje, skaner, printer,
fotoaparat, diktafon, kamerë) si dhe hapësirë të nevojshme pune.
Për t’i
kryer të gjitha këto punë dhe obligime ashtu si duhet, në ZKKI është e
domosdoshme të punojnë më së paku dy zyrtarë në komunat e vogla dhe mbi tre në
komunat e mëdha, që kanë të mbaruar fakultetin e ndonjë fushe shoqërore, që kanë
prirje dhe përvojë në punët me publikun dhe informimin publik. Varësisht nga
vëllimi i punëve, mund të punësohen edhe zyrtarë të tjerë, ku njëri prej tyre do të
jetë përgjegjës i ZKKI-së, ndërkohë që punët mund ti ndajnë apo t’i kryejnë
sipas marrëveshjes.
Meqë kryerja me sukses e këtyre punëve dhe obligimeve
kërkon përgjegjësi të lartë (madje edhe politike), njohuri të përgjithshme,
profesionalizëm dhe është një punë kreative-intelektuale, edhe shpërblimi duhet
të jetë adekuat dhe koeficienti nuk duhet të jetë asesi nën nivelin e
koeficientit të Zyrtarit të Lartë Komunal.
- Skema e Zyrave për Komunikim dhe Informim
- Shef i Zyrës për komunikim dhe Informim
- Zyrtar i lartë për media
- Zyrtar për komunikim të brendshëm
- Ueb –Master
- Përkthyes
Shefi i Zyrës për Komunikim
Shefi i Zyrës për
Komunikim në Komunë i raporton drejtpërdrejt kryetarit të Komunës
Detyrat e shefit të Zyrës për Komunikim në Komunë janë:
- Kryen punën edhe të këshilltarit profesional për çështje të komunikimit për kryetarin e komunës në mungesë të zëdhënësit politik.
- Merr pjesë në takimet e drejtpërdrejta të kryetarit të Komunës brenda dhe jashtë Komunës.
- Përcjell mbledhjet e bordit të drejtorëve, komiteteve, kuvendit etj.
- Koordinon ndërlidhjen me shtypin vendës dhe atë ndërkombëtar përkitazi me çështjet që kanë të bëjnë me veprimtarinë e kryetarit të komunës, drejtorëve të drejtorive dhe zyrtarëve të tjerë komunalë.
- Koordinon zhvillimin dhe zbatimin e fushatave komunale për komunikim me publikun;
- Ofron mesazhe të vazhdueshme dhe të koordinuara mirë, si dhe informata për politikat e zhvillimit të informacionit komunal.
- Mbikëqyr zbatimin e Strategjisë për Komunikim me qytetarë dhe administron Kodin e Mirësjelljes së Zyrtarëve për Komunikim për të mbajtur standarde të larta etike për zyrtarët për komunikim...
Nga Kolegjiumi i zyrtarëve komunalë për informim
